Buchhaltungs-Automatisierung: Rechnungseingang ohne manuelle Arbeit
E-Mail → OCR → Kategorisierung → DATEV-Export. Vollständig automatisiert. Fehlerquote unter 1%. In 8 Tagen live.
Der Workflow im Detail
Konkrete Schritte – kein Marketing-Versprechen.
E-Mail-Eingang erfassen
Neue Rechnungs-E-Mails werden automatisch erkannt, Anhänge extrahiert und in eine Verarbeitungs-Queue eingereiht.
Trigger: IMAP-Listener auf definiertem Postfach · Latenz < 30 Sek.
OCR & KI-Extraktion
Rechnungs-PDF wird per OCR gelesen. KI extrahiert: Betrag, Datum, Lieferant, Steuersatz, IBAN – ohne manuelle Eingabe.
OCR-Konfidenz > 87% → automatisch. Darunter → manuelle Review-Queue.
Kategorisierung
KI ordnet jede Rechnung der richtigen Kostenstelle und Buchungskategorie zu – basierend auf Ihren bestehenden Regeln.
Trainingsdaten: Ihre letzten 6 Monate Buchungen. Genauigkeit nach 4 Wochen > 95%.
Export in Ihr Tool
Fertig kategorisierte Buchungen werden direkt in DATEV, Lexware, BMD oder Ihren Steuerberater exportiert.
Unterstützte Formate: DATEV-CSV, XML, API-Direktanbindung.
Tools & Technologien
Was eingeschlossen ist:
- Prozessanalyse & schriftliches Konzept
- Vollständige Workflow-Entwicklung
- OCR-Kalibrierung auf Ihre Rechnungsformate
- KI-Training auf Ihre Kategorien
- Testing mit echten Rechnungen
- Teamschulung & Dokumentation
- 30 Tage Support nach Launch
Praxisbeispiel (anonymisiert)
"Steuerberatungskanzlei, 12 Mitarbeiter: Rechnungseingang vollständig automatisiert. 10–12h/Woche eingespart, Fehlerquote von 4% auf unter 1%. ROI in 8 Wochen."
Tools: Make · OpenAI · DATEV API · 8 Tage Implementierung
Häufige Fragen
Welche Rechnungsformate werden unterstützt?
PDF, gescannte Dokumente (jpg/png), E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung). Handgeschriebene Rechnungen werden zur manuellen Prüfung markiert.
Was passiert, wenn die KI unsicher ist?
Buchungen mit OCR-Konfidenz unter 87% landen in einer Review-Queue. Sie sehen genau, was überprüft werden muss – kein stiller Fehler.
Werden Rechnungsdaten gespeichert?
Nur Metadaten (Betrag-Kategorie, Timestamp, Status) – keine Rohdaten der Rechnung in Logs. Vollständige Datensicherheit nach DSGVO.
Welche Stunden sparen Sie nächste Woche?
Kontaktieren Sie uns unverbindlich. Kein Verkaufsgespräch. Sie erhalten einen schriftlichen Automatisierungsplan – kostenlos.