Prozess
Wie ein Projekt tatsächlich abläuft.
Fünf Schritte vom Erstgespräch bis zum laufenden Betrieb. Auf dieser Seite steht auch, was der Betrieb dabei selbst beisteuern muss - der Teil, der in Angeboten meist fehlt und der über den Termin entscheidet.
Die fünf Schritte
Je Schritt: was passiert, was Sie danach in der Hand haben, und was Sie dafür beisteuern.
01
Erstgespräch
- Was passiert
- Ein Telefonat oder eine Videokonferenz von etwa einer Stunde. Sie beschreiben den Ablauf und die Stelle, an der es klemmt; wir fragen nach Mengen, Beteiligten, bestehenden Programmen und danach, wer davon Nachweise verlangt.
- Was Sie bekommen
- Eine Einschätzung, ob eigene Software hier die richtige Antwort ist, und einen Vorschlag für den Zuschnitt der Analysephase - auch dann, wenn die Antwort nein lautet.
- Was Sie beisteuern
- Eine Stunde und die Bereitschaft, offen über die gewachsene Tabelle zu reden. Wer sie heute führt, sollte dabei sein.
02
Prozessanalyse vor Ort
- Was passiert
- Ein bis zwei Termine im Betrieb. Der Ablauf wird dort angesehen, wo er stattfindet: Erfassung, Lager, Belege, bestehende Dateien, die Übergaben zwischen Personen und der Ablauf beim letzten Prüftermin.
- Was Sie bekommen
- Eine schriftliche Beschreibung dessen, was das System können muss, was ausdrücklich nicht dazugehört, welche Daten übernommen werden und welche Schnittstellen nötig sind. Das Dokument gehört Ihnen, unabhängig davon, wie es weitergeht.
- Was Sie beisteuern
- Zugang zu den echten Dateien statt zu einer aufgeräumten Fassung, und die Zeit der Person, die den Ablauf heute verantwortet.
03
Festpreis-Angebot
- Was passiert
- Auf Basis der Beschreibung entstehen Umfang, Termine und ein Festpreis. Strittige Punkte werden davor geklärt, nicht im Projekt.
- Was Sie bekommen
- Ein Angebot, das den Umfang benennt und ebenso die Grenze dazu, was eine eigene Vereinbarung braucht. Betrieb und Wartung stehen getrennt ausgewiesen.
- Was Sie beisteuern
- Eine Entscheidung - und, falls sie negativ ausfällt, eine kurze Rückmeldung, woran es lag.
04
Umsetzung in Abschnitten
- Was passiert
- Gebaut wird in Abschnitten, die Sie ansehen und ausprobieren, bevor der nächste beginnt. Die Übernahme der bestehenden Daten gehört dazu und wird nicht ans Ende geschoben.
- Was Sie bekommen
- Je Abschnitt einen lauffähigen Stand auf einem Testsystem, mit Ihren eigenen Daten statt mit Beispieldaten.
- Was Sie beisteuern
- Eine benannte Ansprechperson und Rückmeldung zu jedem Zwischenstand. Bleibt sie aus, steht der nächste Abschnitt still.
05
Rollout und Betrieb
- Was passiert
- Einschulung am eigenen Datenbestand, Umstellung der Erfassung, danach eine Zeit lang Parallelbetrieb zur bisherigen Lösung. Am Ende werden beide Stände gegeneinander gestellt.
- Was Sie bekommen
- Quellcode, Datenbankschema, technische Dokumentation und die Nutzungsrechte. Danach wahlweise einen Wartungsvertrag mit vereinbarter Reaktionszeit oder die Übergabe an Ihre IT.
- Was Sie beisteuern
- Den Parallelbetrieb durchhalten. Er ist der Beleg dafür, dass die Zahlen übereinstimmen - und der Schritt, der am ehesten abgekürzt wird.
Was der Betrieb beisteuern muss
Erfahrungswerte aus dem Zuschnitt, den wir anbieten - keine Zusage. Verbindlich stehen Aufwand und Termine im Angebot.
| Phase | Ihr Aufwand | Typische Dauer |
|---|---|---|
| Erstgespräch | Ihr AufwandEine Stunde, ein bis zwei Personen. | Typische DauerEin Termin. |
| Prozessanalyse vor Ort | Ihr AufwandEin halber bis ganzer Tag der Person, die den Ablauf verantwortet, dazu Zugang zu den echten Dateien. | Typische DauerEin bis zwei Termine, dazwischen Zeit für Rückfragen. |
| Angebot und Entscheidung | Ihr AufwandLesen, prüfen, entscheiden - meist im Kreis der Geschäftsführung. | Typische DauerLiegt bei Ihnen. In der Praxis zieht sich diese Phase am längsten. |
| Umsetzung in Abschnitten | Ihr AufwandJe Abschnitt eine Rückmeldung, üblicherweise ein bis zwei Stunden am Zwischenstand. | Typische DauerRichtet sich nach dem Umfang und steht im Angebot. |
| Datenübernahme | Ihr AufwandKlärung der Fälle, die in den Altdaten uneindeutig sind. Erfahrungsgemäß der Schritt mit den meisten Rückfragen. | Typische DauerLäuft parallel zur Umsetzung. |
| Schulung | Ihr AufwandEin halber Tag je Gruppe, mit den Personen, die danach wirklich erfassen. | Typische DauerEin bis zwei Termine. |
| Parallelbetrieb | Ihr AufwandDoppelte Erfassung, bis beide Stände übereinstimmen. | Typische DauerEin abgeschlossener Abrechnungs- oder Bilanzierungszeitraum. |
Der größte Zeitfresser ist keine Programmieraufgabe. Es ist die Klärung der Fälle, die in der bestehenden Datei uneindeutig sind. Wer diesen Aufwand von Anfang an einplant, verkürzt das Projekt.
Wie Preise entstehen
Zwei getrennte Aufträge und ein Vertrag.
Die Analysephase wird eigens beauftragt und abgerechnet. Ihr Ergebnis ist die schriftliche Beschreibung des Umfangs, und die gehört Ihnen - auch dann, wenn danach nichts weitergeht oder jemand anderer baut.
Die Umsetzung bekommt einen Festpreis für genau diesen Umfang. Erweitert er sich, entsteht eine neue Vereinbarung. Betrieb und Wartung sind ein eigener, monatlich abgerechneter Vertrag und keine Bedingung für die Lieferung.
Häufige Fragen
Was zum Ablauf regelmäßig gefragt wird.
Ja, und das ist meist die bessere Reihenfolge. Der erste Abschnitt bildet den Ablauf ab, der am stärksten klemmt, und geht einzeln in Betrieb. Was danach folgt, wird nach der Erfahrung aus diesem ersten Abschnitt entschieden - nicht nach einem Plan, der vor der ersten Zeile Code entstanden ist.
Änderungen sind normal, weil ein Ablauf beim Ausprobieren anders aussieht als in der Beschreibung. Kleine Korrekturen laufen im Abschnitt mit. Alles, was den beschriebenen Umfang verlässt, wird als eigene Vereinbarung mit eigenem Preis und eigenem Termin angehängt - sichtbar, bevor daran gearbeitet wird.
Prozessanalyse und Schulung finden im Betrieb statt. Beides funktioniert aus der Ferne nicht zuverlässig, weil dabei genau die Dinge auffallen, die niemand von sich aus erwähnt. Die Umsetzung läuft aus der Ferne, Zwischenstände werden am geteilten Bildschirm gezeigt. Der Standort ist die Steiermark; für Termine in Österreich und im angrenzenden süddeutschen Raum ist das keine Hürde.
Dann steht das im Ergebnis. Es kommt vor, dass ein Standardprodukt oder die bessere Nutzung des vorhandenen Programms günstiger ist; in dem Fall ist das die Empfehlung. Genau deshalb ist die Analyse getrennt beauftragt - sie hat auch dann Wert, wenn sie zu keinem Bauauftrag führt.
Weil sie ohne den Umfang keine Aussage hätte. Eine Schnittstelle zwischen zwei bestehenden Programmen und ein System mit Feldgeräten, Berichten und Datenübernahme unterscheiden sich um ein Vielfaches. Eine belastbare Dauer steht im Angebot, nach der Analyse. Vorher wäre jede Zahl auf dieser Seite geraten.
Der erste Schritt ist ein Gespräch.
Kein Termin mit Präsentation, kein Paket zum Buchen. Beschreiben Sie den Ablauf, der klemmt - alles Weitere klärt sich daran.
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