Referenz
Ein Projekt, ausführlich beschrieben.
Hier steht ein Fall vollständig statt drei oberflächlich: Ausgangslage, Anforderung, die Entscheidungen und der Betrieb heute. Der Auftraggeber ist ein österreichischer Biomasse-Händler und bleibt ungenannt - der Fall lässt sich auch ohne seinen Namen nachvollziehen.
- Betrieb
- Handel mit Hackgut, Rinde und Sägenebenprodukten, Österreich.
- Aufgabe
- Massenbilanz und Nachweispflicht aus dem Zertifizierungsschema.
- Stand
- Im laufenden Betrieb, auf einem Server im Haus des Betriebs.
Die Ausgangslage
Eine gewachsene Tabellendatei, ein Ordner mit Papier und ein Prüftermin im Kalender.
Der Betrieb kauft Hackgut, Rinde und Sägenebenprodukte von Land- und Forstwirten und verkauft an Heizwerke und Weiterverarbeiter. Ein Teil des Materials ist zertifiziert, ein Teil nicht. Physisch liegt beides im selben Lager; buchhalterisch muss es getrennt bleiben.
Diese Trennung lief in einer Tabellendatei: ein Blatt je Bilanzierungszeitraum, eine Spalte für den Wassergehalt, eine für die Umrechnung auf atro-Tonnen, Summen von Hand fortgeschrieben. Die Datei funktionierte, solange die Person sie führte, die sie gebaut hatte.
Die Selbsterklärungen der Erzeuger kamen auf Papier zurück, wenn sie zurückkamen. Sie lagen im Ordner, nicht am Vorgang. Ob zu einer bestimmten Lieferung eine gültige Erklärung vorlag, klärte sich durch Nachsehen.
Vor jedem Prüftermin wurde die Quartalsbilanz von Hand nachgezogen: Bestände abgleichen, fehlende Belege suchen, Erklärungen nachfordern. Der Aufwand war das eine. Das eigentliche Risiko war die Zahl, die sich im Termin nicht bis zu ihrem Beleg zurückverfolgen ließ.
Was das System können musste
Ergebnis der Prozessanalyse vor Ort, schriftlich festgehalten, bevor die erste Zeile Code entstand.
- Getrennte Pool-Führung
- Zertifiziertes und nicht zertifiziertes Material getrennt fortschreiben, je Lager und Materialart - obwohl beides im selben Haufen liegt.
- Umrechnung auf atro-Tonnen
- Frischmasse und Wassergehalt bereits bei der Erfassung umrechnen, nach derselben Rechenregel, die im letzten Audit akzeptiert wurde.
- Selbsterklärung ohne Papierrücklauf
- Die Erzeuger-Selbsterklärung vor Ort aufnehmen, unterschreiben lassen und unveränderlich am Lieferanten und an der Lieferung ablegen.
- Rückverfolgbarkeit in beide Richtungen
- Von jeder Menge in der Quartalsbilanz zurück auf Buchung, Beleg und Selbsterklärung - ohne Zwischenschritt über eine zweite Datei.
- Unveränderliche Buchungen
- Bestätigte Buchungen dürfen sich nicht mehr ändern lassen. Korrekturen entstehen als datierte Gegenbuchung mit Begründung.
- Erfassung ohne Verbindung
- Die Aufnahme am Hof muss auch dort funktionieren, wo kein Netz ist, und später übertragen.
Regulatorische Randbedingungen
Die härtesten Punkte kamen nicht aus dem Betrieb, sondern aus dem Zertifizierungsschema: Massenbilanz je Bilanzkreis und Bilanzierungszeitraum, Deckung des Abgangs aus dem zertifizierten Pool durch dessen Zugang, Selbsterklärung als Nachweis für Material unterhalb der Zertifizierungsschwelle sowie Herkunft, Transportdistanz und THG-Standardwert auf dem Beleg. Diese Punkte waren nicht verhandelbar und standen deshalb am Anfang der Liste, nicht am Ende.
Lösung
Was gebaut wurde - und warum so
Ein System für den Ablauf, der bereits da war. Nicht ein neuer Ablauf, den eine Software erzwingt.
- Ein Eingabepunkt statt zwei
- Ein- und Verkauf werden einmal erfasst; Beleg, Bestand und Bilanz entstehen daraus. Eine zweite Eingabe hätte die Abweichung zwischen zwei Quellen nur an eine andere Stelle verschoben.
- Rechenregel als Stammdatum
- Wassergehalt, Umrechnung und THG-Standardwerte liegen als Stammdaten im System, nicht im Programmcode. Ändert sich eine Vorgabe, ändert sich ein Datensatz und keine Programmversion.
- Tablet-App statt Formular-PDF
- Die Selbsterklärung wird am Gerät ausgefüllt und unterschrieben, weil der Papierrücklauf die eigentliche Lücke war. Ohne Netz wird lokal erfasst und beim nächsten Verbindungsaufbau übertragen.
- Bestätigen als Zäsur
- Eine Buchung bleibt korrigierbar, bis sie bestätigt ist; danach ist sie unveränderlich. Das war die Bedingung dafür, dass die Bilanz eines abgeschlossenen Zeitraums später noch dieselbe ist.
Bild folgt
Erfassungsmaske für den Einkauf im Hackgut-ERP:… · 1176×735
Der Betrieb heute
Das System läuft im Haus des Betriebs. Einen Mandanten bei uns gibt es nicht.
Der Server steht im Büro. Darauf laufen die Anwendung, die PostgreSQL-Datenbank und die Ablage der Belege und signierten Selbsterklärungen, ausgeliefert als Container. Im Büro wird über den Browser gearbeitet, im Feld über die Tablet-App; beide erreichen denselben Server, die App über ein privates WireGuard-VPN. Ein offener Port ins Internet existiert nicht.
Die Quartalsbilanz entsteht aus den gebuchten Bewegungen und nicht aus einer Nebenrechnung. Jede Zeile lässt sich bis zur einzelnen Buchung und zu deren Beleg öffnen. Das ist der Weg, den ein Prüfer im Termin geht - und er geht ihn im System statt im Ordner.
Zahlen zur eingesparten Zeit stehen hier nicht. Sie wurden im Betrieb nicht gemessen, und eine geschätzte Zahl wäre keine Referenz, sondern Werbung.
- Ort
- Server im Büro des Betriebs, tägliche Sicherung auf ein Medium im Haus.
- Zugriff
- Browser im eigenen Netz, Tablet-App über privates WireGuard-VPN.
- Wartung
- Über denselben VPN-Zugang, auf Anforderung und protokolliert.
- Eigentum
- Quellcode, Datenbank und Nutzungsrechte liegen beim Betrieb.
Übertragbar
Was sich auf andere Betriebe übertragen lässt
Nicht das ERP. Die vier Muster darunter.
- Nachweispflicht als Entwurfsanforderung
- Wo eine externe Stelle Belege verlangt, gehört die Rückverfolgbarkeit in den Entwurf des Datenmodells und nicht in einen Bericht am Ende. Nachträglich eingebaut bleibt sie lückenhaft.
- Zwei Bestände, ein Lager
- Getrennte buchhalterische Führung bei physisch gemischtem Material ist kein Sonderfall des Hackguthandels. Dieselbe Aufgabe stellt sich bei Chargen, Qualitäten und Eigentumsvorbehalten.
- Erfassung dort, wo sie entsteht
- Eine Unterschrift, die vor Ort geleistet wird, kommt nicht zuverlässig ins Haus zurück. Wird sie am Gerät geleistet, entfällt der Rücklauf als Fehlerquelle.
- Unveränderlichkeit ab einem definierten Punkt
- Ein Datenbestand, der jederzeit rückwirkend änderbar ist, kann keinen Zustand belegen. Ein bestätigter Stand mit datierter Gegenbuchung kann es.
Wie das System im Einzelnen funktioniert - Massenbilanz, Selbsterklärung, Belege, Audit-Report, Architektur -, steht auf der Produktseite.
Zur Produktseite Hackgut-ERPEin ähnlicher Fall im eigenen Betrieb?
Beschreiben Sie in ein paar Sätzen, was nachgewiesen werden muss und womit es heute erledigt wird. Sie bekommen eine Einschätzung, ob sich derselbe Weg lohnt.
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