Bauen Sie auch einzelne Schnittstellen oder nur ganze Systeme?

Auch einzelne Schnittstellen. Ein Integrationsprojekt ist regelmäßig der kleinere und schnellere Weg, weil die bestehenden Programme bleiben. Das Vorgehen ist dasselbe wie bei einem ganzen System - Analyse, schriftlicher Umfang, Festpreis -, nur in kürzerer Form.

Übernehmen Sie den Betrieb von Software, die jemand anderer gebaut hat?

Unter zwei Bedingungen: Der Quellcode liegt vor, und das System lässt sich aus der Dokumentation heraus auf einer frischen Maschine aufsetzen. Ist beides gegeben, beginnt die Übernahme mit einer Bestandsaufnahme und einem geprüften Wiederanlauf aus der vorhandenen Sicherung. Ohne Quellcode geht es nicht - jede Zusage zur Reaktionszeit wäre dann unhaltbar.

Wir haben eine eigene IT. Wie arbeiten Sie mit ihr zusammen?

Ihre IT bekommt dieselben Container, dasselbe Datenbankschema und dieselbe Dokumentation wie wir. In vielen Projekten betreibt sie den Server, und wir liefern die Anwendung. Die Abgrenzung wird vor dem Rollout schriftlich festgehalten, damit im Störungsfall nicht zwei Stellen aufeinander warten.

Machen Sie auch etwas mit KI?

KI wird hier nicht als Leistung geführt. Wo ein maschinelles Verfahren ein konkretes Problem im Ablauf löst - etwa Texterkennung auf eingescannten Belegen -, wird es als Teil der Anwendung gebaut und im Umfang benannt. Ein Projekt, dessen Ziel „KI einsetzen" lautet, nehmen wir nicht an.

Muss der Server bei uns im Haus stehen?

Nein. On-Premise ist die Voreinstellung, weil sich die Datenhoheit so am einfachsten belegen lässt. Gehostet läuft dieselbe Anwendung: dieselben Container, dieselbe Dokumentation, ein Anbieter Ihrer Wahl innerhalb der EU. Der Wechsel zwischen beiden Varianten ist später möglich und kein neues Projekt.

Was passiert, wenn wir nach der Analysephase nicht weitermachen?

Dann endet es dort. Die Analyse ist eigens beauftragt und abgerechnet; ihr Ergebnis - die Beschreibung von Umfang, Datenlage und Schnittstellen - gehört Ihnen und ist auch für eine Ausschreibung oder einen anderen Anbieter verwendbar. Es gibt keine Klausel, die den Folgeauftrag erzwingt.

Leistungen

Software bauen, Systeme verbinden, Betrieb übernehmen.

Drei Arbeitsfelder, die zusammengehören: ein System für den Ablauf, den kein Produkt abbildet. Schnittstellen zu dem, was schon läuft. Und der Betrieb danach. Was in jedem Feld übergeben wird, steht auf dieser Seite - Artefakte, keine Absichtserklärungen.

Projekt besprechen

Wann Standardsoftware nicht mehr trägt

Der Punkt, an dem Anpassen teurer wird als Bauen, lässt sich beschreiben.

Standardsoftware deckt den Normalfall ab, und das tut sie gut. Teuer wird sie, wenn ein Betrieb seinen Ausnahmefall täglich hat: eine Mengenrechnung mit zwei getrennt zu führenden Beständen, eine Freigabe, die dokumentiert gehört, ein Formular, das vor Ort unterschrieben wird.

Die erste Antwort darauf ist immer eine Anpassung: ein Zusatzmodul, ein zweckentfremdetes Freitextfeld, ein Export nach Excel und zurück. Das trägt eine Weile. Es kippt, wenn die Anpassung selbst gepflegt werden muss - bei jedem Update, von einer Person, die das Konstrukt kennt.

Der Punkt lässt sich an drei Fragen festmachen. Wie viel Arbeitszeit fließt jeden Monat in den Umweg? Wie viele Personen können ihn fehlerfrei gehen? Und was passiert, wenn eine externe Stelle den Nachweis dafür verlangt, wie eine Zahl zustande gekommen ist?

Fallen die Antworten unauffällig aus, ist Anpassen billiger - und das sagen wir im Erstgespräch auch so. Fallen sie es nicht, ist eigene Software die günstigere Variante, weil sie den Umweg nicht pflegt, sondern abschafft.

Die drei Felder

Was am Ende tatsächlich übergeben wird - und wofür das jeweilige Feld gedacht ist.

Individualsoftware: Für Abläufe, die kein Produkt abbildet. Es entstehen die lauffähige Anwendung, der Quellcode, das Datenbankschema, eine technische Dokumentation und eine Einschulung am eigenen Datenbestand.
Systemintegration: Für Programme, die nebeneinander statt miteinander laufen. Es entstehen die Schnittstelle, der Feldabgleich, ein Protokoll jeder Übertragung und ein festgelegtes Verhalten für den Fall, dass eine Seite nicht antwortet.
Betrieb & Wartung: Für Systeme, an denen das Tagesgeschäft hängt. Es entstehen ein Wartungsvertrag mit vereinbarter Reaktionszeit, ein geprüfter Wiederanlauf aus der Sicherung und eine Überwachung, die meldet, bevor jemand anruft.

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Individualsoftware

Ein System, das den bestehenden Ablauf abbildet, statt ihn zu ersetzen.

Das ausführlichste Beispiel ist ein ERP für den zertifizierten Hackguthandel: Massenbilanz in atro-Tonnen, getrennte Pools, Selbsterklärung am Tablet, Bericht für den Prüftermin.

Zur Produktseite Hackgut-ERP

Welches Problem: Der Ablauf, der das Geschäft ausmacht, ist genau der Teil, den das gekaufte Programm nicht kennt. Er landet in einer Tabellendatei, die eine Person pflegt und niemand sonst anfassen will.
Was konkret entsteht: Die lauffähige Anwendung mit Weboberfläche und, wo nötig, einer App für das Feld. Dazu Quellcode, Datenbankschema, technische Dokumentation, die übernommenen Altdaten und eine Einschulung am eigenen Datenbestand. Die Nutzungsrechte liegen beim Betrieb.
Wie der Ablauf ist: Erstgespräch, Prozessanalyse vor Ort, schriftlicher Umfang, Festpreis. Danach Umsetzung in Abschnitten, die einzeln in Betrieb gehen. Die Übernahme der bestehenden Daten gehört dazu und nicht in ein Folgeprojekt.
Woran Sie erkennen, dass es passt: Es gibt eine Datei, ohne die der Betrieb stillsteht. Eine externe Stelle verlangt Nachweise, die das Programm nicht hergibt. Oder zwei Personen rechnen dieselbe Zahl unterschiedlich aus.

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Systemintegration

Bestehende Programme verbinden, statt sie zu ersetzen. Die Buchhaltung bleibt, wo sie ist.

Typische Integrationsaufgaben nach Systemtyp, mit dem jeweiligen Ergebnis.
Systemtyp	Typische Aufgabe	Was entsteht
Buchhaltung	Typische AufgabeBelege und Buchungssätze aus dem Fachsystem übergeben, statt sie ein zweites Mal zu erfassen.	Was entstehtEine Schnittstelle im Format des Buchhaltungsprogramms, mit Abgleich von Konten und Steuerschlüsseln.
Warenwirtschaft und Lager	Typische AufgabeBestände und Bewegungen zwischen Fachsystem und Lagerführung gleich halten.	Was entstehtEine gerichtete Synchronisierung mit festgelegtem Vorrang, damit bei Abweichungen feststeht, welche Seite gilt.
Webshop und Portale	Typische AufgabeBestellungen übernehmen und den Status zurückmelden, ohne Zwischenablage.	Was entstehtEin Endpunkt je Richtung, ein Wiederholungsverhalten für fehlgeschlagene Übertragungen und ein Protokoll je Vorgang.
Waagen und Messgeräte	Typische AufgabeWiegedaten direkt am Vorgang erfassen, statt sie abzuschreiben.	Was entstehtEine Anbindung an die Geräteschnittstelle, mit Zuordnung zur Buchung und Ablage des Rohwerts.
Dateiablage und Archiv	Typische AufgabeErzeugte Belege revisionssicher ablegen und später wiederfinden.	Was entstehtEine Ablagestruktur mit Namenskonvention, Metadaten am Dokument und einer Suche, die den Vorgang findet, nicht nur die Datei.

Vor jeder Schnittstelle steht die Frage, welche Seite die Wahrheit hält. Bleibt sie unbeantwortet, entsteht kein Datenaustausch, sondern eine zweite Fehlerquelle.

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Betrieb & Wartung

Die Frage, die vor der Unterschrift kommt: Wer kümmert sich danach darum?

Die Reaktionszeit steht im Wartungsvertrag und nicht auf dieser Seite: Sie hängt daran, wie stark das Tagesgeschäft am System hängt. Ohne Wartungsvertrag läuft das System weiter - es kümmert sich dann niemand von uns darum.

Der Server steht wahlweise im Betrieb oder bei einem Hoster. On-Premise heißt: ein Rechner im eigenen Büro, erreichbar aus dem eigenen Netz und von außen ausschließlich über ein privates WireGuard-VPN. Ein offener Port ins Internet gehört nicht dazu. Gehostet heißt: eine virtuelle Maschine bei einem Anbieter Ihrer Wahl innerhalb der EU - dieselben Container, dieselbe Dokumentation.

Gesichert wird täglich auf ein Medium, das nicht am selben Rechner hängt. Entscheidend ist dabei nicht die Sicherung, sondern der Wiederanlauf: Er wird in vereinbartem Abstand tatsächlich durchgespielt, auf einem leeren System, und die dafür benötigte Zeit steht danach im Protokoll.

Den Server betreiben wir über denselben VPN-Zugang - auf Anforderung und protokolliert - oder Ihre IT übernimmt das. Es sind dieselben Container und dieselbe Dokumentation; die Entscheidung ist keine Einbahnstraße und lässt sich später umdrehen.

Wofür wir die richtige Adresse sind - und wofür nicht

Die Abgrenzung ist ernst gemeint. Ein Erstgespräch, das mit einem Nein endet, ist beiden Seiten lieber als ein Projekt, das danebenliegt.

Passt, wenn

Ein Ablauf im Betrieb an einer gewachsenen Tabellendatei hängt, die außer einer Person niemand pflegen kann.
Eine externe Stelle - Auditor, Prüferin, Abnehmer - Nachweise verlangt, die das eingesetzte Programm nicht hergibt.
Zwei Programme, die beide bleiben sollen, ihre Daten heute über Export, Import und Zwischenablage austauschen.
Es eine Person im Betrieb gibt, die den Ablauf vollständig erklären und Entscheidungen dazu treffen kann.
Die Daten im Haus bleiben sollen und ein Server im eigenen Büro kein Ausschlusskriterium ist.

Passt nicht, wenn

Der Bedarf mit einem Standardprodukt gedeckt ist. Dann ist das Standardprodukt billiger, und wir sagen das im Erstgespräch.
Es nächste Woche laufen soll. Vor der Umsetzung steht eine Prozessanalyse vor Ort.
Eine Agentur für Website, Onlineshop oder Marketing gesucht wird. Das ist ein anderes Handwerk.
Niemand im Betrieb Zeit für Analyse, Rückmeldung und Schulung freimachen kann.
Die Entscheidung allein über den Preis fallen soll. Es gibt günstigere Wege, eine Tabelle zu ersetzen.

Wie Preise entstehen

Kein Paketpreis, keine Stundenabrechnung ins Blaue.

Am Anfang steht die Analysephase. Sie wird eigens beauftragt und getrennt abgerechnet, weil ihr Ergebnis für sich steht: eine schriftliche Beschreibung dessen, was das System können muss und was ausdrücklich nicht dazugehört. Diese Beschreibung gehört Ihnen - auch dann, wenn danach nichts gebaut wird oder jemand anderer baut.

Erst auf dieser Grundlage entsteht ein Festpreis für die Umsetzung. Vorher wäre jede Zahl geraten, und geratene Zahlen werden entweder im Projekt nachverhandelt oder vorsorglich zu hoch angesetzt. Erweitert sich der Umfang, entsteht eine neue Vereinbarung - keine stillschweigend längere Rechnung.

Betrieb und Wartung sind ein eigener, monatlich abgerechneter Vertrag und keine Bedingung für die Lieferung. Wer das System selbst betreiben will, bekommt Container und Dokumentation und tut genau das.

Analysephase: Eigener Auftrag, eigene Rechnung. Ergebnis ist der schriftliche Umfang, der Ihnen gehört.
Umsetzung: Festpreis für genau diesen Umfang, mit Terminen. Änderungen laufen über eine neue Vereinbarung.
Betrieb & Wartung: Eigener Vertrag, monatlich abgerechnet. Er kann auch entfallen, ohne dass die Lieferung daran hängt.

Bewegt wird der Preis von drei Dingen: dem Umfang - wie viele Abläufe, Rollen und Berichte abzubilden sind -, der Anzahl der Schnittstellen zu bestehenden Programmen und dem Zustand der Daten, die übernommen werden.

Häufige Fragen

Was zu den drei Feldern regelmäßig gefragt wird - hier vorab beantwortet.

Beschreiben Sie den Ablauf, der klemmt.

Ein paar Sätze genügen: was heute passiert, womit es erledigt wird und woran es scheitert. Sie bekommen eine Einschätzung, in welches der drei Felder das fällt - oder ob keines davon passt.

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