Hackgut-ERP
SURE-Compliance für den Hackguthandel - ohne Excel-Massenbilanz
Ein System für Biomasse-Händler mit Nachweispflicht nach SURE, RED III und NFBioV: Massenbilanz in atro-Tonnen, getrennte Pools, Selbsterklärung am Tablet, Bericht für den Bilanzierungszeitraum auf Knopfdruck.
Im Einsatz bei einem österreichischen Biomasse-Händler.
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Massenbilanz-Übersicht im Hackgut-ERP: zertifiz… · 1176×735
Ausgangslage
Wie die Nachweispflicht heute erledigt wird
Händler in dieser Größenordnung führen ihre Massenbilanz in einer Tabelle. Das funktioniert - bis zum Audit.
Die Datei ist über Jahre gewachsen: ein Blatt je Bilanzierungszeitraum, verknüpfte Summen, eine Spalte für den Wassergehalt, eine für die Umrechnung in atro-Tonnen. Wer sie gebaut hat, findet sich darin zurecht. Wer vertritt, rechnet lieber nach.
Die Selbsterklärungen der liefernden Land- und Forstwirte kommen auf Papier zurück - wenn sie zurückkommen. Sie liegen im Ordner, nicht am Vorgang. Ob zu einer bestimmten Lieferung eine gültige Erklärung vorliegt, klärt sich beim Nachsehen.
Die Pool-Trennung zwischen zertifiziertem und nicht zertifiziertem Material hängt daran, dass jede Buchung in der richtigen Spalte landet. Ein Zahlendreher fällt nicht auf, solange die Summenzeile plausibel bleibt.
Vor dem Prüftermin wird die Quartalsbilanz von Hand nachgezogen: Bestände abgleichen, fehlende Belege suchen, Erklärungen nachfordern. Der Aufwand ist das eine. Das eigentliche Risiko ist die Zahl, die sich im Termin nicht bis zu ihrem Beleg zurückverfolgen lässt.
Was das System übernimmt
Vier Aufgaben, die heute an Tabelle, Ordner und Erinnerung hängen.
- Massenbilanz
- Ein- und Verkauf werden bei der Erfassung in atro-Tonnen umgerechnet und dem richtigen Pool zugeordnet. Bestände je Lager und Materialart stehen laufend, nicht erst zum Quartalsende.
- Selbsterklärungen am Tablet
- Die Nachhaltigkeits-Selbsterklärung des Erzeugers wird vor Ort am Gerät ausgefüllt und unterschrieben. Das signierte PDF hängt am Lieferanten und an der Lieferung, nicht im Ordner.
- Belege mit Compliance-Angaben
- Liefer- und Verkaufsbelege entstehen aus derselben Buchung und tragen Herkunft, Transportdistanz und THG-Standardwert bereits im Ausdruck.
- Audit-Report auf Knopfdruck
- Der Bericht für Quartal oder Jahr wird aus den gebuchten Bewegungen erzeugt - mit Bilanzkreis, Zeitraum und der Herleitung jeder Menge.
Die vier Bausteine im Detail
Je Baustein: was er tut, warum die Nachweispflicht ihn verlangt, und was er dem Betrieb erspart.
Massenbilanz
- Was es tut
- Jede Ein- und Verkaufsbuchung erfasst Menge, Materialart, Lager, Wassergehalt und Lieferant. Aus Frischmasse und Wassergehalt entsteht die Menge in atro-Tonnen; zertifizierter und nicht zertifizierter Bestand werden getrennt fortgeschrieben. Zum Ende des Bilanzierungszeitraums steht die Quartalsbilanz je Bilanzkreis ohne Nacharbeit.
- Warum es regulatorisch nötig ist
- Die Massenbilanz ist das Verfahren, auf dem die Zertifizierung aufsetzt: Zertifiziertes und nicht zertifiziertes Material darf physisch gemischt werden, buchhalterisch nicht. Über den Bilanzierungszeitraum muss der Abgang aus dem zertifizierten Pool durch dessen Zugang gedeckt sein.
- Was es dem Betrieb erspart
- Kein händisches Fortschreiben von Summenzeilen, keine zweite Datei für das laufende Quartal, keine Rekonstruktion von Beständen aus Lieferscheinen.
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Quartalsbilanzierung im Hackgut-ERP: Anfangsbes… · 1176×735
Selbsterklärung am Tablet
- Was es tut
- Der Erzeuger füllt die Selbsterklärung direkt am Gerät aus - Betriebsdaten, Herkunft der Fläche, Bestätigung der Kriterien - und unterschreibt am Display. Daraus entsteht ein signiertes PDF, das revisionssicher abgelegt und mit Lieferant und Lieferung verknüpft wird. Ohne Netz am Hof wird lokal erfasst und beim nächsten Verbindungsaufbau übertragen.
- Warum es regulatorisch nötig ist
- Für Material von Erzeugern unterhalb der Zertifizierungsschwelle ist die Selbsterklärung der Nachweis, dass die Flächen- und Herkunftskriterien eingehalten sind. Fehlt sie zu einer Lieferung, gehört diese Menge nicht in den zertifizierten Pool.
- Was es dem Betrieb erspart
- Kein Papierrücklauf, kein Nachtelefonieren, keine Lieferung, deren Erklärung erst im Audit gesucht wird.
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Eingabemaske der Erzeuger-Selbsterklärung in de… · 2160×1350
Belege
- Was es tut
- Liefer- und Verkaufsbelege werden aus der Buchung erzeugt und tragen die Angaben, die der Abnehmer weiterreichen muss: Materialart und Herkunft, Menge in Frischmasse und in atro-Tonnen, Wassergehalt, Transportdistanz und den THG-Standardwert des Pfades. Jeder Beleg bleibt in der Fassung erhalten, in der er ausgegeben wurde.
- Warum es regulatorisch nötig ist
- Der Nachweis läuft entlang der Lieferkette weiter: Was Ihr Kunde seinem Auditor vorlegt, muss aus Ihrem Beleg hervorgehen. Der Standardwert für Treibhausgasemissionen hängt am Pfad und an der Transportdistanz - beides gehört auf das Dokument und nicht in eine Nebenrechnung.
- Was es dem Betrieb erspart
- Keine nachträglich zusammengesuchten Angaben, keine zweite Tabelle für die Anforderungen der Abnehmer, keine Belege in zwei Fassungen.
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Generierter Lieferbeleg als PDF-Seite im Hochfo… · 1240×1754
Audit-Report
- Was es tut
- Für Quartal oder Jahr entsteht der Bericht aus den gebuchten Bewegungen: Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge, Endbestand - je Pool, Lager und Materialart, mit Zeitraum und Bilanzkreis im Kopf. Jede Zeile lässt sich bis zur einzelnen Buchung und zu deren Beleg öffnen.
- Warum es regulatorisch nötig ist
- Im Audit wird nicht die Summe geprüft, sondern ihr Zustandekommen. Stichproben laufen von der Bilanz zurück auf Buchung, Beleg und Selbsterklärung - dieser Weg muss ohne Zwischenschritte gehbar sein.
- Was es dem Betrieb erspart
- Keine Vorbereitungswoche vor dem Prüftermin, keine zweite Auswertung, die nur für den Auditor gebaut wird.
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Generierter SURE-Quartalsreport im Hackgut-ERP,… · 1176×735
Datenhoheit
Architektur und Datenhoheit
Das System läuft im Betrieb, nicht bei uns.
Der Server steht im Büro des Betriebs. Darauf laufen die Anwendung, die PostgreSQL-Datenbank und die Ablage der Belege und signierten Selbsterklärungen - als Container, gesichert auf ein Medium im Haus.
Im Büro wird über den Browser gearbeitet; eine Installation je Arbeitsplatz gibt es nicht. Die Tablet-App im Feld erreicht denselben Server über ein privates WireGuard-VPN. Ein offener Port ins Internet existiert nicht.
Damit verlassen Lieferanten-, Kunden- und Mengendaten das Haus nicht. Es gibt keinen Mandanten bei uns, keine Auswertung Ihrer Bestände und keinen Dienst, der erreichbar sein muss, damit Sie buchen können.
Für Wartung greifen wir über denselben VPN-Zugang zu - auf Anforderung und protokolliert. Oder Ihre IT übernimmt das selbst.
Warum das im Audit trägt
Das stärkste Argument ist nicht die eingesparte Zeit. Es ist, dass jede Zahl ihren Weg behält.
Eine Buchung ist zunächst korrigierbar. Ist sie bestätigt, ist sie unveränderlich: Korrekturen entstehen als eigene, datierte Gegenbuchung mit Begründung. Es gibt damit keinen Stand der Bilanz, der sich rückwirkend geändert haben könnte.
Jede Menge in der Quartalsbilanz führt zurück auf ihre Buchung, jede Buchung auf ihren Beleg und, wo nötig, auf die signierte Selbsterklärung des Erzeugers. Diesen Weg geht der Prüfer im Termin - und er geht ihn im System, nicht im Ordner.
Die Rechenlogik ist nicht neu erfunden. Sie bildet die Grundlage ab, die im Betrieb bereits geprüft und akzeptiert wurde: dieselben Umrechnungen, dieselbe Pool-Trennung, derselbe Bilanzierungszeitraum. Was wegfällt, ist die Fehleranfälligkeit der Tabelle - kein überschriebener Wert, keine verschobene Formel, keine zweite Fassung auf einem anderen Rechner.
Für wen das passt - und für wen nicht
Die Abgrenzung ist ernst gemeint. Ein Erstgespräch, das mit einem Nein endet, ist beiden Seiten lieber als ein Projekt, das danebenliegt.
Passt, wenn
- Sie Hackgut, Rinde oder Sägenebenprodukte handeln und einer Nachweispflicht nach SURE, REDcert oder einem gleichwertigen Schema unterliegen.
- Sie zertifiziertes und nicht zertifiziertes Material führen und die Pool-Trennung heute in einer Tabelle abbilden.
- Sie von Erzeugern beziehen, die Selbsterklärungen abgeben, und der Rücklauf auf Papier läuft.
- Ihre Lagerstruktur, Ihre Materialarten und Ihre Abrechnung im Detail von jedem Standardprodukt abweichen.
- Die Daten im Haus bleiben sollen und ein Server im eigenen Büro kein Ausschlusskriterium ist.
Passt nicht, wenn
- Sie eine Lösung von der Stange suchen, die nächste Woche läuft. Vor der Umsetzung steht eine Prozessanalyse vor Ort.
- Sie ohne Zertifizierung und ohne Nachweispflicht arbeiten - dann tragen die Kernfunktionen nichts bei.
- Sie eine Finanzbuchhaltung ersetzen wollen. Das System bucht Mengen, keine Konten; die Buchhaltung bleibt, wo sie ist.
- Niemand im Betrieb die Verantwortung für Stammdaten und Erfassung übernehmen kann.
- Die Entscheidung allein über den Preis fallen soll. Es gibt günstigere Wege, eine Tabelle zu ersetzen.
Wie die Einführung abläuft
Sieben Schritte. Der Betrieb steuert dabei mehr bei als zwei Unterschriften - das gehört vorher gesagt.
01
Erstgespräch
Sie beschreiben, wie die Massenbilanz heute entsteht und an welcher Stelle es klemmt. Sie bekommen eine Einschätzung, ob dieses System die richtige Antwort ist - auch wenn die Antwort nein lautet.
Ihr Beitrag: Eine Stunde und die Bereitschaft, offen über die gewachsene Tabelle zu reden.
02
Prozessanalyse vor Ort
Ein bis zwei Termine im Betrieb: Erfassung, Lagerstruktur, Materialarten, Belege, bestehende Dateien und der Ablauf beim letzten Audit. Ergebnis ist eine schriftliche Beschreibung dessen, was das System können muss - und was ausdrücklich nicht dazugehört.
Ihr Beitrag: Zugang zu den echten Dateien und Zeit der Person, die die Bilanz heute führt.
03
Anpassung an den bestehenden Ablauf
Lagerorte, Materialarten, Pools, Belegvorlagen und Berichte werden auf Ihren Betrieb eingerichtet. Der Ablauf bleibt, wie er ist, solange er trägt; geändert wird, was die Nachweispflicht verlangt.
Ihr Beitrag: Rückmeldung zu jedem Zwischenstand, bevor der nächste Abschnitt beginnt.
04
Datenübernahme aus Excel
Stammdaten, Lieferanten, offene Bestände und die belastbare Historie werden übernommen und gegen die zuletzt geprüfte Bilanz abgeglichen.
Ihr Beitrag: Klärung der Fälle, die in der Tabelle uneindeutig sind. Das ist der Schritt, der erfahrungsgemäß die meisten Rückfragen erzeugt.
05
Schulung
Einschulung am eigenen Datenbestand statt an Beispieldaten: das Büro an der Weboberfläche, Fahrer und Außendienst am Tablet.
Ihr Beitrag: Ein halber Tag je Gruppe, mit den Personen, die danach wirklich erfassen.
06
Rollout
Die Erfassung läuft im neuen System. Die Tabelle wird einen Bilanzierungszeitraum lang parallel weitergeführt und am Ende gegen die Systembilanz gestellt.
Ihr Beitrag: Die Doppelerfassung in diesem einen Zeitraum durchhalten. Sie ist der Beleg dafür, dass die Zahlen übereinstimmen.
07
Betrieb und Support
Updates, Sicherung mit geprüftem Wiederanlauf, Überwachung und eine vereinbarte Reaktionszeit - als eigener Vertrag, nicht als Bedingung für die Lieferung.
Ihr Beitrag: Eine Ansprechperson im Betrieb, die Meldungen entgegennimmt.
Technischer Rahmen
Zur Einordnung für Ihre IT oder Ihren Systembetreuer.
| Baustein | Umsetzung |
|---|---|
| Anwendung | .NET mit Blazor. Bedienung im Browser, keine Installation je Arbeitsplatz. |
| Datenhaltung | PostgreSQL auf dem Server im Betrieb. Vollständiger Export jederzeit möglich. |
| Feldgerät | .NET MAUI als App für Tablets, mit lokaler Erfassung ohne Verbindung. |
| Auslieferung | Docker-Container. Aktualisierung und Rückkehr auf den vorigen Stand ohne Neuinstallation. |
| Zugriff von außen | WireGuard-VPN. Kein offener Port ins Internet. |
| Sicherung | Tägliche Datenbanksicherung auf ein Medium im Haus. Der Wiederanlauf wird geprüft, nicht angenommen. |
| Lizenzen | Durchweg freie und offene Komponenten. Keine Lizenzkosten je Benutzer, keine Bindung an einen Anbieter. |
Quellcode, Datenbankschema und technische Dokumentation werden mit der Lieferung übergeben, nicht erst im Ernstfall.
Häufige Fragen
Die Fragen, die in einem Erstgespräch ohnehin kommen - hier vorab beantwortet.
Demo
Demo vereinbaren
Etwa 30 Minuten am geteilten Bildschirm: Erfassung, Massenbilanz, Selbsterklärung am Tablet und der Bericht für den Bilanzierungszeitraum. Danach wissen Sie, ob sich eine Prozessanalyse lohnt.
Die vier optionalen Angaben helfen bei der Vorbereitung. Ohne sie geht das Formular genauso ab.