n8n vs. Make vs. Zapier: Das richtige Automatisierungstool für Ihr KMU

Drei Tools, eine Entscheidung

Wer mit KI-Workflow-Automatisierung anfängt, stößt schnell auf drei Namen: n8n, Make (früher Integromat) und Zapier. Alle drei ermöglichen es, Anwendungen zu verbinden und Prozesse zu automatisieren – aber sie unterscheiden sich erheblich in Preis, Flexibilität, Datenschutz und der Art der Projekte, für die sie sich eignen. Dieser Vergleich hilft Ihnen, die richtige Wahl für Ihr KMU zu treffen.

Zapier: Der Einstieg für einfache Verbindungen

Zapier ist das bekannteste Tool dieser Kategorie und richtet sich primär an Nutzer ohne technische Vorkenntnisse. Die Stärke liegt in der schieren Anzahl an Integrationen (über 6.000 Apps) und der sehr einfachen Bedienung. Für unkomplizierte Automatisierungen – etwa "Wenn jemand ein Formular ausfüllt, trage ihn ins CRM ein und schicke eine Bestätigungs-E-Mail" – ist Zapier schnell eingerichtet.

Die Schwächen: Zapier wird bei komplexeren Workflows teuer. Die kostenlose Version ist stark eingeschränkt, und die bezahlten Pläne kosten ab $20/Monat aufwärts, schnell auch $100–300/Monat bei höherem Volumen. Außerdem laufen alle Daten über US-amerikanische Server – ein relevanter Punkt für DSGVO-konforme Setups in Österreich und Deutschland.

Make (Integromat): Visuell und leistungsstark

Make bietet eine deutlich mächtigere, visuell orientierte Workflow-Umgebung als Zapier. Komplexe Verzweigungen, Schleifen, Datenfilterung und mehrstufige Logik sind hier komfortabel umsetzbar. Der Preis ist für das gebotene Leistungsniveau attraktiv: schon ab €9/Monat sind nützliche Automatisierungen möglich, für die meisten KMU-Szenarien reichen Pläne zwischen €16 und €29/Monat.

Make hat europäische Server und erfüllt damit die DSGVO-Anforderungen deutlich besser als Zapier. Für mittelkomplexe Automatisierungen – CRM-Verbindungen, automatisierte Berichterstellung, Formulare zu Buchhaltungstools – ist Make unsere erste Empfehlung für KMU, die selbst administrieren möchten.

n8n: Das Open-Source-Powerhouse

n8n ist technisch das flexibelste der drei Tools. Als Open-Source-Lösung kann es auf eigenen Servern (Self-Hosting) betrieben werden – das bedeutet vollständige Datenkontrolle, keine laufenden Lizenzkosten und maximale Anpassbarkeit. n8n unterstützt über 400 native Integrationen und kann durch eigenen Code (JavaScript/Python) beliebig erweitert werden.

Die Einschränkung: n8n erfordert technisches Know-how für Setup und Wartung. Für KMU, die selbst administrieren wollen, ist die Lernkurve steiler. In professionellen Hands – wie bei einem Automatisierungsprojekt mit Gogg Software Solutions – ist n8n oft die beste Wahl für komplexe, individuelle Workflows, insbesondere wenn Datenschutz und Skalierbarkeit im Vordergrund stehen.

Direkte Gegenüberstellung

Preis: Zapier am teuersten bei höherem Volumen, Make günstigstes SaaS-Angebot, n8n kostenfrei bei Self-Hosting.

Komplexität: Zapier für einfache Flows, Make für mittlere Komplexität, n8n für alles von einfach bis hochkomplex.

DSGVO: n8n (Self-Hosted) ideal, Make gut (EU-Server), Zapier kritisch (US-Server).

Technisches Know-how: Zapier minimal, Make gering, n8n mittel bis hoch.

KI-Integration: Alle drei unterstützen OpenAI – n8n und Make mit mehr Flexibilität bei der Modellauswahl.

Welches Tool für welches Szenario?

Für einfache Verbindungen ohne technische Ressourcen und wenn DSGVO weniger kritisch ist: Zapier. Für KMU, die selbst administrieren und mittelkomplexe Workflows benötigen: Make. Für komplexe, individuelle Automatisierungen mit maximaler Datenkontrolle und Skalierbarkeit: n8n – idealerweise mit einem Automatisierungspartner.

Fazit

Es gibt kein universell "bestes" Tool – nur das Tool, das zu Ihren Anforderungen passt. Bei Gogg Software Solutions arbeiten wir primär mit n8n und Make, je nach Projekt und Kundenanforderung. Im kostenlosen Audit-Call besprechen wir gemeinsam, welche Lösung für Ihren konkreten Anwendungsfall optimal ist.